以社会保险档案信息化建设推动社会保险业务畅通经办问题研究

保定市社会保险事业服务中心    史群方

摘要:随着全球信息化浪潮和知识经济时代的到来,尤其是近年来随着社保业务不断扩展,信息技术广泛应用,经办管理模式不断创新,对社会保险档案管理提出了更高的要求。社会保险档案管理如何充分利用现代化信息技术,实现社会保险档案信息化建设,更好地服务社会保险业务经办,已经成为社会保险管理部门一项重要而紧迫的任务。基于此,本文阐述了社会保险档案信息化建设的必要性,在此基础上详细分析以社会保险档案信息化建设助推社会保险业务经办工作高效开展所面临的现实问题,并提出行之有效的解决对策。

关键词:信息时代;档案信息化管理;社保经办;问题;对策

引言:随着人口老龄化趋势加剧和社会保险体系日益完善,企、事业单位参保和退休人员数量逐年大幅增加,社会保险业务数量呈几何倍数骤增,社保业务档案管理难度相应加大,原有的管理模式、服务方式已无法满足广大服务对象要求,也不能适应新时代社保业务经办发展需要。为满足这些新要求,就需要充分运用信息技术,加强社会保险档案信息化建设,实现电子档案信息的畅通流转和互联共享,对提高社会保险业务经办效率和质量具有重要意义。

一、加强社会保险档案信息化建设和共享应用的必要性。

随着科技的快速发展,档案管理已经由传统纸质化逐步迈向电子化和数字化,在推进社会保险档案信息化建设的同时,利用好信息化档案,以档案信息的互通共享推动社会保险业务高效经办是当前及今后各级社会保险经办服务机构的一项重要工作。2016年,人社部央保中心提出了纸质与电子、业务与档案、管理与服务“三个一体化”建设的工作思路,提出要进行数字化的信息资源建设、共生互通的信息系统建设、融合共促的一体化平台建设。各地先行先试,结合社保电子档案管理需要,从业务实际出发,再造业务流程及业务材料归档范围、归档方式,取得了不少成绩。比如:天津市社保中心将档案管理系统作为一个子系统并入“金保二期”系统,建立“档案数字化加工厂”,有效提升了档案管理科学化、精细化、自动化水平;吉林省社保局通过业务档案一体化系统,推进业务档案“无纸化”管理,将经办业务信息直接转化成档案资料,有效简化了归档流程,也提高了档案的查询利用效率;上海市社保中心建成了集收集整理子系统、归档移交子系统、库房管理子系统、查询利用子系统和数字化处理子系统于一体的业务档案信息化管理平台,并且注重与业务经办系统数据进行有机衔接,实现了档案管理的全过程控制。由上可见,各地社会保险经办机构对于社会保险档案信息化建设的高度重视,但综合目前的社会保险档案信息化建设的发展情况,多在“管”字上下功夫,而忽视了“用”的问题,社会保险档案信息化建设应该是“管”和“用”的有机结合,在“管”好的基础上,做好“用”的文章,即在有效进行社会保险信息化建设的同时,充分运用信息技术,利用社保业务档案信息化管理平台和社保业务操作系统的数据融合,通过档案系统信息与业务经办系统数据间的无缝嵌入、有机衔接、互联共享,形成利于科研开发的档案资料信息,支持社会保险经办决策、风险控制,便于基层运作的集成化档案信息管理模式。实现社会保险业务经办与档案信息管理的互生共促的有机统一,有效提高社会保险业务经办的质量和效率。

二、当前社会保险档案信息化建设及应用上存在的问题。

在社会保险档案信息化建设快速发展的同时也要看到,各地在档案信息化建设、业务档案查询利用、电子档案数据互通共享、电子档案信息畅通流转等方面仍存在较多问题,制约了社保业务的在线服务水平。四个方面的问题比较突出:(1)纸质档案电子化程度不高。社会保险档案管理由原来的纸质档案向电子档案转化的过程中,各地社会保险经办机构受经费、档案系统建设等主客观因素影响,纸质档案电子化程度不高,尤其是单位保管的职工档案,基本还处于纸质管理状态。由于重视程度不够、管理不规范、调阅查询频繁等原因,经常出现档案缺漏、丢失等情况,直接影响参保人员业务办理和待遇领取。(2)纸质档案造假风险较大。为达到提前退休或早领取、多享受养老待遇等非法目的,不法分子通过涂改、篡改、伪造档案材料,将假年龄、假学历、假工资等虚假材料混入职工档案,甚至采取真表格、真印章、假信息、假填写等方式混淆视听,使原来真实准确的档案变成“注水肉”“夹生饭”,企图影响退休资格的判定和社保待遇的审核。(3)经办服务不够便利。随着信息化程度提高和综合柜员模式的推行,办理社保业务越来越简单便捷,对数据信息的要求也越来越高,但当前机关事业及企业人员办理退休审批、机关事业单位人员办视同缴费年限认定等业务仍需要翻阅纸质档案,既增加了办事难度,也制约了经办服务便利化。(4)信息数据不能互通共享。在办理社保业务时,社保经办机构不仅在人社系统内与各相关行政部门及就业人才、劳动监察、仲裁等内部单位间需要密切配合,信息互通;省、市、县各级经办机构要上下联动,社保经办机构与同级公积金、医保等部门也有业务关联。而目前社保电子档案既不能实现在人社系统内部畅通流转,也不能与公积金、医保等部门互联互通,信息数据无法及时共享,不利于信息横向流转、数据向上集中、服务向下延伸。

三、加强社会保险档案信息化建设,推动社会保险业务经办高效开展。

统筹实施社保业务档案一体化、电子化、共享化,依托社会保险业务公共服务平台,聚焦深化“放管服”改革,以统筹推进各类档案管理一体化、电子化为突破口和着力点,推进历史档案电子化,优化社保档案智能管理,为构建“互联网+”社保经办服务机制奠定坚实基础。

一是有效整合新老业务档案系统信息。以人社一体化公共服务平台信息系统为依托,整合现有社会保险档案管理系统数据,实现在一体化平台系统可以随时调取社保保险档案管理系统数据信息。集中推进历史档案电子化,历史档案主要包括库存业务档案和职工档案两大类,其中业务档案包括参保增减表、转移单、基数核定表等57项材料,职工档案包括履历、自传、考核考察、岗位评定和学历材料等9类。历史档案电子化任务繁重,不仅要将所有纸质档案全部转化为电子档案,还要对应整理业务系统的历史数据,确保信息匹配一致。推进过程中,要实现原有纸质业务档案电子化,对档案内材料逐份编号,录入关键字段信息,材料逐份扫描成像、质检复核,最后将纸质档案按原貌复原;同步实现职工档案电子化,先将符合扫描条件的档案进行清点、筛选、交接,在一体化系统中维护姓名、身份证号、出生日期、参加工作时间等关键信息,按照顺序将图片扫描进系统,最后与纸质档案复核比对、组卷归档。为提高效率、简化流程,可采取预约扫描、上门扫描、到龄人员绿色通道等多种服务方式。

二是逐步实施社保业务档案一体化。实现既能独立运行、智能查询,又可与社保业务经办系统互联互通、无缝衔接。在退休资格确认环节,完全实现电子档案与业务经办一体化,做到社保业务数据与业务档案同步生成,业务档案自动生成归档目录,档案数据即时资源共享。同时,将电子档案嵌入社保业务经办流程,作为关键业务信息推送转递,以此作为业务办理的主要依据,实现业务经办全流程自动化监控管理。省、市社保经办服务机构建立档案数据中心,负责本地社保业务档案扫描数据的集中存储、统一管理,可实现对档案资料、图片记录进行跨机构、跨业务间的调阅查证,确保资源共享效果。

三是实现以“互联网+退休”管理模式,为业务经办提质增效。“互联网+退休”以人社一体化公共服务平台信息系统为载体,以优化档案智能管理为支撑,实现退休业务全流程的优化再造——劳资人员仅需通过系统终端发起申报,系统即时提取职工参保数据形成申报业务,核对无误后推送至网上审核;工作人员对照电子档案进行初审、复核,形成退休审核意见反馈至单位;单位依据审核意见办理退休减员,再由社保经办机构核定待遇,生成待遇信息推送至单位;经公示无异议后,企业劳资人员再携带相关材料到服务窗口一次性、一站式办结退休。以“互联网+退休”运行模式,最大限度压缩职工退休申报审核环节和时限,提升参保单位和职工满意度。

四是以社保业务电子档案的畅通流转,实现人社关联业务打包办。依托人社一体化公共服务平台信息系统,聚焦一体服务、创新服务、高频服务、简约服务,打造“企业职工退休一件事”打包办。对内,参保职工最多可在到龄前3个月个人发起退休申请,人社部门网上受理并及时预审,通过短信、微信等方式反馈审核结果;预审合格人员到龄后,系统自动办理社保减员、用工备案减员、基数差补缴、退费、个人账户结清、失业金停发、退休待遇核算等关联业务,直至生成电子退休证并推送至本人,实现退休审核、社保办理、待遇核定、退休证打印等多项业务统筹整合。对外,实现政务服务事项打包办。参保职工个人提出退休申请同时,系统同步发起住房公积金账户余额提取、医保待遇资格确认等相关政务服务事项申请;退休预审合格后,系统同步向相关事项业务部门推送审核结果;职工到龄后办理退休手续时,可一并延伸办理上述政务服务事项,无需重复申请、反复跑腿,进一步提升服务质量和水平,打造人社便民服务“金名片”。

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